Sept étapes pour un salon professionnel réussi !

  La planification d'un salon professionnel réussi nécessite de l'organisation, de la créativité et de la résilience. Alors que la plupart des organisations interentreprises (B2B) mesurent le succès des salons en fonction du nombre de prospects, d'opportunités et de retour sur investissement (ROI) qui sortent d'un événement, le niveau d'effort qui y est consacré détermine en fin de compte son taux de réussite. Les salons professionnels représentent un investissement énorme pour une entreprise. Donc, vous avez besoin des métriques pour prouver pourquoi c'est une tactique efficace dans votre timonerie marketing. Voici sept conseils pour garantir le succès de votre salon :

1. Planifiez longtemps à l'avance.

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire avant un salon professionnel est de planifier bien avant l'heure prévue. Il n'est jamais trop tôt pour commencer. Informez votre équipe des dates de voyage afin qu'elle puisse réserver des vols avant que le coût n'augmente. Blocs de chambres sécurisés avant que l'hôtel ne se vende. Outre la logistique de l'événement, la planification de la campagne avant le salon est essentielle. Lancez-vous un nouveau produit à peu près au même moment que l'événement ? Avez-vous de grandes nouvelles à partager pendant la semaine du salon ? Avez-vous besoin d'imprimer des fiches produits et de commander des cadeaux ? Commencez à préparer les courriels pour le salon au moins quatre à six semaines avant l'événement. Vous souhaiterez informer votre public de votre présence au salon et utiliser le courrier électronique comme plate-forme pour annoncer toute nouvelle importante, teasers et opportunités de rencontrer l'équipe.

2. Préparez les équipes de vente et de direction.

La communication est un outil efficace dans la préparation des salons professionnels. Diverses équipes assistent généralement à des salons professionnels, y compris le marketing, les ventes et l'équipe de direction. Assurez-vous que tout le monde est sur la même page et dispose de toutes les informations pertinentes avant l'événement. Incluez les réunions et les heures de stand sur les calendriers de chacun (et dans le bon fuseau horaire !). Créez un document logistique pour vous assurer que rien n'est oublié et que les attentes sont communiquées. Le document doit inclure les numéros de téléphone de tous les membres de votre équipe au cas où vous auriez besoin de les contacter sur place. Imprimez quelques exemplaires et rendez-le facilement accessible sur un appareil mobile pour voyager. Invitez tous ceux qui assisteront au salon à participer à un « appel de préparation » la semaine précédant la date du salon. Préparez une présentation de diapositives et incluez des éléments d'entretien ménager tels que l'hôtel, le lieu, les heures d'ouverture du stand, le code vestimentaire, etc., ainsi qu'un aperçu des réunions et des événements de réseautage programmés.

3. Planifiez des réunions de stand avant le salon.

Les salons commerciaux les plus réussis auxquels j'ai participé et auxquels j'ai participé sont ceux où les ventes et le marketing ont travaillé ensemble pour planifier à l'avance des réunions de stand avec des prospects, des clients et des partenaires. Fixez un objectif réaliste pour votre équipe (par exemple, utilisez le numéro de réunion pré-programmé de l'année dernière comme référence et augmentez-le de 25%). De plus, créez un calendrier partagé pour donner à l'équipe de vente une visibilité sur l'horaire du stand afin qu'elle puisse voir quels cadres seront disponibles chaque jour du salon.

4. Soyez actif sur les réseaux sociaux.

Publiez des photos de l'événement sur vos réseaux sociaux avant, pendant et après l'événement. Invitez les participants à s'arrêter à votre stand pour participer à un concours, prendre un cadeau ou regarder une démo. Assurez-vous d'inclure votre numéro de stand et le hashtag de l'événement afin que les participants puissent vous trouver facilement.

5. Offrez des cadeaux.

N'oubliez pas que les cadeaux amusants équivalent à plus de trafic. Investissez de l'argent supplémentaire dans un cadeau ou une activité pour attirer les participants. Soyez créatif dans vos offres. J'ai tout vu, des machines à sous avec des prix en argent aux margaritas glacées. Tout le monde aime la nourriture. Louez une machine à expresso ou un camion de crème glacée et invitez les participants à venir passer du temps dans votre stand. Cela aidera à briser la glace, à ouvrir des conversations et, espérons-le, à des opportunités qualifiées.

6. Scannez, scannez, scannez !

Lors de la journée d'ouverture du salon, rencontrez votre équipe sur place 30 minutes avant l'ouverture des portes. Assurez-vous qu'ils connaissent la disposition du stand, les cadeaux et les activités à promouvoir. Montrez comment utiliser le scanner de badges et laissez-les essayer. Vous serez surpris de voir combien de scanners de badges varient d'une émission à l'autre. Il est également important de profiter des scanners qui vous permettent de taper des notes après votre conversation. Cela aidera votre équipe à faire le suivi après le spectacle. Scannez le badge de toutes les personnes qui s'arrêtent à votre stand. Il serait dommage de manquer de transmettre un lead de qualité à votre équipe commerciale car ils n'ont pas été scannés.

7. Débriefing et suivi.

Planifiez un rendez-vous avec votre équipe après le salon. Prenez des notes sur ce qui a bien fonctionné et les opportunités d'amélioration. Aviez-vous un bon emplacement de stand et suffisamment de trafic ? Votre message a-t-il trouvé un écho auprès des participants ? Ces notes vous seront utiles pour déterminer ce qu'il faut changer lorsque vous commencez à planifier le prochain salon professionnel. Le suivi post-exposition est crucial. Assurez-vous que tous les prospects sont téléchargés dans votre système de gestion de la relation client (CRM) et partagés avec votre équipe de vente dans les 48 heures suivant la conclusion de l'événement. Ces données fournissent un aperçu du trafic des stands, du nombre de prospects qualifiés et des opportunités potentielles pour votre entreprise. Cette action peut être utilisée pour créer des données historiques liées aux salons professionnels et justifier la participation à des événements futurs. Vous connaissez maintenant les sept étapes d'un salon professionnel réussi. Bonne chance !