Organiser un séminaire est fréquent au sein des entreprises. Cet événement est une opportunité pour rappeler les enjeux de la société, ses disciplines et l’histoire de rallier tous les membres à une cause commune. Néanmoins, ses préparatifs ne sont pas des plus faciles, notamment la quête de l’endroit du séminaire au vert.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Employé à des fins de gestion, un séminaire original consiste à rassembler les employés d’une société, en dehors des périodes de travail. À la différence de ces dernières, l’air conditionné, les embouteillages ainsi que les bâtiments bétonnés de la métropole sont mis de côté. Elles se transforment en une esquisse dessinant un écrin de verdure ainsi qu’une chaleur agrémentée par la brise légère des Ardennes.
Ce type d’événement est souvent synonyme de mise au vert. Avec toute son équipe, l’on change complètement de décor. On profite alors des petits plaisirs de la vie tout en gardant en tête les enjeux de l’entreprise, ses règlements internes, ses différents projets d’améliorations de sa productivité et son programme d’avenir après 10 à 20 ans. Une vue sur la nature permet, par exemple, d’être en paix avec soi-même, ce qui impacte positivement la concentration.
L’objectif premier de cette initiative est de favoriser la communication entre collègues. Des échanges se feront, pour sûr, ce qui stimulera la motivation de chacun à travailler. Ce cadre agréable peut aussi constituer une source d’inspiration pour ceux qui suffoquent face à la routine. Ses effets sur la productivité ainsi que sur les compétences individuelles sont prouvées.
Les facteurs de succès d’un séminaire
Afin de garantir la réussite de son séminaire, il est essentiel de visionner trois paramètres : l’organisation, l’endroit et enfin, les activités.
Selon 90 % des Français, l’organisation est le critère qui prime parmi les trois. En effet, un événement réussi implique des semaines, voire des mois de préparatifs. L’on doit commencer par établir les objectifs de la sortie, puis évaluer le budget que l’entreprise serait prête à allouer pour l’occasion. Après, ce sera le moment de trouver un bel endroit dans les campagnes françaises. Pour s’épargner des mauvaises surprises, il est recommandé de réserver à l'avance.
Pour ce qui est de l’endroit à louer, évitez de sauter sur le premier château avec jardin architectural que vous trouverez sur internet. Le local en question doit s’accorder non seulement au nombre de participants au séminaire, mais aussi aux activités qui y seront organisées. Pour un nombre restreint de personnes, un loft conviendra. Cela a pour avantage d’instaurer une ambiance conviviale. À l’inverse, s’il s’agit d’un comité de directeurs, autant s’orienter vers un hôtel séminaire étoilé comme hôtel pour séminaire à Paris par exemple ou le centre port royal, et louer une salle de réunion traditionnelle. Néanmoins, rien n’égale les séminaires au vert si l’on veut regrouper un maximum d’individus.
Cette virée professionnelle se pose comme l’occasion rêvée pour se connaître les uns des autres. Cela passe par les moments extra-professionnels à savoir les jeux collectifs, les ateliers de cuisine ou bien les concours intergroupes. La liste des divertissements est longue. A l’organisateur de voir laquelle conviendra à tout le monde. Il faut également veiller à ce que les activités soient intéressantes pour que chacun s’en donne à cœur joie.
Quels endroits pour accueillir un séminaire ?
Un séminaire peut s’organiser n’importe où, que ce soit dans une petite salle de 25 m2 ou dans un centre de conférence pour hôtel cinq étoiles. Certains locaux arrivent même à accueillir plus de 200 personnes dans leurs murs.
Cependant, à ce jour, d’autres alternatives plus insolites sont admises. C’est le cas des espaces verts où le principe est de mettre en place des activités de groupe en plein air. Il peut s’agir d’une réunion sur le développement d’un nouveau produit ou d’un jeu récréatif, dans le but de se détendre et se relaxer.
Puisqu’il s’agit d’une véritable tendance révolutionnaire en France, les offres commencent à se multiplier sur la toile. Mais pour ne pas se faire arnaquer, il est recommandé de ne pas se fier aux images présentées par un site vendeur. Si possible, prévoyez une descente.
Les paramètres à prendre en compte pour un centre de séminaire
Afin de connaître les besoins de l’entreprise, il est impératif de faire le point sur quelques variables.
Qui sont les participants ?
Le nombre de participants à l’évènement sera la première chose à considérer. Il est, à ce titre, évident que réserver tout un palace serait inutile alors qu’on ne compte qu’une vingtaine de personnes en tout. Ensuite, il va falloir cerner à l’avance si le comité sera composé de hauts dirigeants d’une entreprise ou du personnel tout court. L’âge et le genre sont également des éléments qu’il ne faut pas négliger.
Obtenir le profil type du participant peut aider à mettre en œuvre les différentes activités lors de ces quelques jours de relâchement. Cela vaut tant pour les groupes homogènes que les groupes hétérogènes.
Le budget
C’est un critère déterminant dans la quête du centre de séminaire original. Une étude réalisée par Coach Omnium en 2014 le démontre. Sur 4 personnes questionnées, 3 affirment même qu’il s’agit du premier filtre de sélection pour leur lieu de séminaire en région parisienne. Ce budget doit faire mention de toutes les charges relatives à l’organisation, la location de la salle ou de l’espace vert, la restauration des membres, les goodies à distribuer, sans parler des diverses animations qui y seront proposées.
Les besoins techniques
Selon la raison d’être du séminaire à Paris, il est souvent indispensable de bénéficier de certains équipements comme le vidéoprojecteur ou l’écran de projection. Il est du devoir de l’organisateur de préparer, puis ranger ces matériels. Aussi, il faut prendre en compte les spécificités de l’endroit de la mise au vert. Si l’événement se déroule en extérieur et que votre câble n’est pas assez long, vous ne pourrez pas assurer que votre présentation se déroule normalement.
La sécurité du local
Garantir la sécurité et le confort des participants au séminaire résidentiel vert est de la responsabilité de l’entreprise. C’est pourquoi, il faut penser à ce que la salle dispose d’une bonne isolation acoustique. Une salle de restauration privée serait également la bienvenue. La meilleure option pour garantir l’intimité et la protection de ces gens est alors d’opter pour un domaine privatisable.
Un endroit facile d’accès
Pour des raisons financières, choisir un endroit qui se situe à proximité de la ville serait une bonne chose. Cela évite de régler des frais de transports en supplément. En fouillant un peu, il est possible de dénicher un endroit original tel qu’un musée ou un manoir avec de la verdure et des arbustes tout autour à Bordeaux ou à Paris. Cela dit, il ne faut pas oublier le côté commode et pratique de l’endroit.
Plusieurs raisons poussent les dirigeants d’entreprises à adhérer à un séminaire professionnel. Tous les moyens sont alors mis en œuvre afin de le réussir. Parmi ces grands piliers du succès d’un séminaire nature, la salle joue un rôle déterminant. Alors, avant de poser son choix, il est tout de même essentiel de faire le point sur les participants, le budget, le matériel nécessaire, la proximité ainsi que la sécurité de tous.
