La location de salle pour professionnels permet d’entreprendre divers événements comme des réunions, formations, séminaires et conférences. Ce type de pièce est aussi pratique pour l’organisation de soirées de gala, lancements de produits, team building… La préparation d’un séminaire d’entreprise nécessite des moyens logistiques plus ou moins impressionnants.
Différentes étapes à suivre pour planifier un événement d’entreprise
L’organisation d’un événement d’entreprise nécessite une véritable organisation, la location de salles pour professionnels n’est pas la seule étape à accomplir. Ainsi, la création d’un événement commence par la mise en place des objectifs. En effet, l’organisation de séminaires d’entreprise consiste à accomplir des objectifs précis. L’organisateur du séminaire professionnel doit aussi prendre le temps de préciser la nature de l’événement. Il peut s’agir de conférences, séminaires, présentations, repas, voyage… Autre étape incontournable avant de procéder à la location de salles pour professionnels, déterminer la date et le lieu de l’événement. Il est aussi crucial de dresser la liste des intervenants et les personnes conviées à l’événement. Une fois toutes ces étapes accomplies, il est temps de préparer la manifestation. Pour vos séminaires vous pouvez louer l’une des salles Rêvez d’ailleurs.
Élaboration d’un cahier des charges pour l’organisation de séminaires d’entreprise
Pour élaborer un cahier des charges, il faudra commencer par déterminer le budget. Le prix du forfait est à communiquer aux prestataires. Le budget peut être déterminé par jour ou par personne en fonction de l’arrangement. Il est également nécessaire de définir le type de lieu du séminaire. Il peut s’agir d’hôtels, résidences de tourisme, centre de congrès, villages de vacances… On peut également choisir d’autres lieux en privilégiant notamment un cadre luxueux, bucolique, convivial, exotique… Les éléments essentiels à inclure dans le cahier des charges figurent la région ou distance maximum d’éloignement des participants au séminaire, l’environnement du lieu de l’événement centre-ville, montagne, campagne, mer…
Autres conseils pour mieux organiser les moyens logistiques
Pour préparer une organisation de séminaires d’entreprise, il est important de réfléchir sur les besoins en salle. Elle varie selon le type de service comme une offre plénière ou sous-commission. Pour que le séminaire d’entreprise soit réussi, il faudra s’intéresser à l’agencement c’est-à-dire la disposition des salles, et s’assurer de disposer des bons matériels : rétroprojecteur, tables supplémentaires, paperboard… L’organisation de l’événement d’entreprise peut également nécessiter d’autres prestations comme un service de traduction, secrétariat, mise en place de fléchage avec logo de la société… S’il s’agit d’un team building il faudra s’intéresser à des activités sportives, organisation de jeux, repas à l’extérieur, visite touristique…
