Les 6 erreurs les plus courantes dans les événements d'entreprise (et comment les éviter)
Chaque planificateur d'événements comprend que lorsqu'il lui est assigné la tâche d'organiser un événement d'entreprise ; cela prend énormément de temps, d'argent et introduit une pléthore de pièges potentiels. Pour aider à prévenir ou atténuer les accidents potentiels, cet article couvrira les erreurs courantes que tout le monde peut rencontrer lors de la planification d'un événement d'entreprise et comment les éviter.
- Il faut marcher avant de courir
Dans de nombreux cas, ce n'est peut-être pas encore le bon moment pour une entreprise de planifier un événement. Certaines entreprises n'encouragent tout simplement pas leur personnel à réfléchir à la raison pour laquelle ils organisent un événement en premier lieu. Dès le début, assurez-vous que votre événement vaut l'investissement afin qu'il puisse être organisé pour réussir.
Ne soyez pas la startup qui organise une soirée de lancement avant la mise en ligne de son site Web, ne lancez pas une campagne de marketing expérientiel sans couverture, ou ne soyez pas l'entreprise qui organise un événement de consolidation d'équipe pour un personnel de vente à commission - qui préférerait être à leurs bureaux font des appels.
Prenez le temps de cartographier et de planifier soigneusement un bref détaillant les types de résultats à attendre de l'événement. Déterminez quels sont vos objectifs et ce qu'il vous faudra pour les atteindre… pouvez-vous le faire ? Dans certains cas, vous arriverez à la conclusion qu'il n'est pas encore judicieux d'organiser un événement pour votre entreprise ou votre client. Mais bon, cela vous donne plus de temps de planification si vous n'êtes pas tout à fait prêt. Quoi qu'il en soit, cette première étape est cruciale pour le succès global de votre événement.
- Allocation budgétaire imprudente
Un problème majeur lorsque les entreprises planifient des événements est que l'argent appartient à l'entreprise et non à la personne qui le dépense. Ce qui signifie que, contrairement à la mariée qui sait où son chaque centime est dépensé et défie chaque fournisseur plusieurs fois avant de négocier, ce n'est pas le même niveau de soin et d'attention qu'un planificateur d'événements d'entreprise. Avoir un investissement personnel, semblable à quelqu'un qui paie de sa poche pour chaque module complémentaire, vous aidera à évaluer l'importance de chaque décision d'achat que vous prenez.
Si vous déléguez l'organisation d'un événement, transférez une partie de la responsabilité en sensibilisant chacun au budget et responsable de domaines spécifiques de l'événement. Pour ceux qui sont censés aider à organiser l'événement en plus de leur travail actuel, cherchez à mettre en place une incitation pour organiser un événement qui atteint les objectifs de votre événement. Encouragez également votre équipe à signaler toute économie importante réalisée.
- Trop de cuisiniers dans la cuisine
Organiser un événement à travers plusieurs couches de décideurs peut interférer avec la qualité de l'événement et gaspiller une part importante du temps de chacun. Choisissez une ou deux personnes possédant les bonnes compétences pour diriger le projet, ce qui leur permet d'avoir le dernier mot sur les choses que vous n'avez pas le temps de regarder. En fin de compte, avoir un décideur autre que vous-même ne vous fait pas seulement gagner du temps, mais vous soulage également du poids lorsque l'événement est sensible au facteur temps.
- Ne pas être sur la même longueur d’onde avec vos invités
Avant de prendre une décision, posez-vous d'abord la question suivante : « Est-ce la bonne option pour les participants à l'événement ?»
L'événement devrait concerner les personnes présentes. Si vos invités partent malheureux (pour une raison quelconque), vous avez échoué. Cela semble évident, mais cette erreur se produit maintes et maintes fois, là où d'autres petits facteurs ont un impact durable sur les participants. Tels que les décideurs influencés par le budget, l'organisateur affecté par la créativité ou la sélection des entreprises, des fournisseurs et des lieux d'événements. Vos décisions finales doivent toujours être prises en fonction de l'expérience de vos invités. Cela ne signifie pas que vous devez aller au-delà, voire dépasser le budget. Cela signifie simplement que vous devez toujours être conscient de vos invités tout au long de la planification de l'événement et ne dépenser que des montants de votre budget le cas échéant. Par exemple,
- Mauvaise communication… sans même parler !
Un événement ne doit pas être trop impersonnel ou axé sur l'entreprise. Les meilleurs événements d'entreprise communiquent leurs valeurs, leur personnalité et leur message sous la forme d'un thème et d'un concept cohérents.
Un événement se connecte avec son public grâce à un excellent contenu : mettre votre marque, produit ou service au cœur de l'événement. Cela peut être la combinaison d'un bon slogan, d'un hashtag, d'images percutantes et de conceptions environnementales dans tout le lieu. Le maintien de ce thème depuis les efforts de marketing pré-événement de votre entreprise jusqu'à la première expérience du participant lors de l'inscription, tout au long des discours de votre conférencier aura un impact énorme sur le thème et le message généraux de votre événement.
- Ecrasez le frein une fois l'événement terminé
Un grand nombre d'événements d'entreprise commencent et se terminent le même jour - et c'est tout. Ces événements sont trop tôt oubliés. Les événements ne doivent jamais être considérés comme une tactique autonome mais intégrés à d'autres éléments des efforts de marketing de votre entreprise.
Remercier vos invités, sponsors et supporters est un excellent moyen de conclure votre événement. Vous pouvez envoyer des notes de remerciement par courrier, par courrier électronique ou en utilisant les réseaux sociaux. De plus, les réseaux sociaux comme Twitter ou LinkedIn peuvent vous aider à vous reconnecter avec tous ceux qui vous retweetent, partagent vos publications ou interagissent avec votre hashtag. En prime, maintenez votre campagne événementielle via les réseaux sociaux. Demandez à vos abonnés de vous envoyer des photos et de partager l'expérience qu'ils ont vécue lors de votre événement, et offrez au meilleur participant un laissez-passer gratuit pour l'événement de l'année prochaine. Cela montre aux autres abonnés que vous vous engagez activement avec eux et que vous êtes ouvert au dialogue.
Les commentaires sont essentiels si vous prévoyez d'organiser à nouveau l'événement et vous aident à savoir ce que vous avez accompli et sur quoi vous devez travailler. La plupart des participants seront plus qu'heureux de fournir des commentaires pendant votre événement, en utilisant des sondages papier ou en ligne. Il est également utile de recueillir des commentaires pendant votre événement sur des intervenants et des artistes individuels, même si c'est encore une nouvelle expérience et que les invités peuvent fournir des informations utiles.
