Trouver le bon endroit pour les réunions et les événements d'entreprise est plus compliqué qu'il n'y paraît - surtout pour ceux qui n'ont jamais tenté cette tâche. Si vous avez l'idée que ce problème peut être résolu par une recherche rapide sur Google, vous vous trompez lourdement. Avant même de vous en rendre compte, vous aurez passé des heures, voire des jours, à comparer différents lieux à la recherche du bon, et ce non seulement parce que l'offre est extrêmement large, mais aussi parce que vous vous rendrez immédiatement compte que chacune des options possibles présente des avantages et des inconvénients parmi lesquels il est difficile de se retrouver. Voici les quatre conseils à suivre pour trouver le lieu idéal pour votre prochaine réunion.
1. Définir le budget
Définir le budget à investir pour louer le lieu de votre réunion vous permettra de faire un premier grand tour d'horizon des options disponibles. Pour votre propre bien, ne perdez pas de temps à envisager des espaces qui nécessitent plus d'argent que vous ne pouvez vous le permettre : vous ne pourrez presque jamais négocier un prix acceptable, mais vous risquez de ne pas trouver de dates libres dans les lieux que vous pouvez vous permettre. Le repérage des lieux est une activité complexe et, si elle n'est pas planifiée correctement, elle peut prendre beaucoup de temps. Réduire de moitié vos options avant même de commencer est un excellent moyen d'économiser de l'énergie.
2. Faites une liste des personnes qui seront présentes à l'événement
Certainement, le lieu est un élément essentiel pour une réunion réussie, mais le seul élément vraiment indispensable et indispensable sont les personnes. Toute opération de repérage doit donc partir d'une simple question : qui participera à cet événement ? En dressant une liste complète de toutes les personnes qui seront présentes, vous disposerez de la première information décisive dans le choix du lieu, ce qui vous permettra de réduire le champ de recherche : la taille. Comme dans le conte de fées des boucles d'or, l'espace que vous choisissez ne doit pas être trop petit ou trop grand, mais de la bonne taille. Un espace trop petit créera une sensation d'écrasement, donnera envie aux participants de terminer la réunion le plus vite possible et créera des problèmes logistiques au cas où la liste des personnes présentes s'allongerait au dernier moment. Un espace trop grand donnera l'idée d'un événement raté, d'un groupe qui n'est pas en mesure de remplir l'espace qu'il occupe. Le repérage des lieux comprend également un élément de psychologie : connaître les participants aidera à choisir le ton et le style de l'événement, et donc le lieu. Une réunion de jeunes startups technologiques, par exemple, nécessitera un espace dynamique, de style informel, mais au design contemporain et bien équipé technologiquement, avec un wifi rapide et un bon bar, mieux s'il a l'air vaguement hipster. La réunion de la direction générale d'une multinationale, en revanche, nécessitera un espace formel et éhonté de luxe, où les participants pourront être disposés de manière hiérarchique et bénéficier de services d'accueil de premier ordre.
3. Choisissez la date le plus tôt possible
Dans les grandes villes comme Paris, il peut être très difficile de réserver une place pour un événement si vous ne travaillez pas longtemps à l'avance. Chaque année, les grands événements, les salons et les foires commerciales remplissent les calendriers des lieux les plus populaires des mois à l'avance. Cela signifie que les dates restantes sont contestées par une multitude de petites organisations. Si vous êtes particulièrement intéressé par un lieu spécifique, vous devrez peut-être faire preuve d'une certaine souplesse dans le choix des dates, ce qui peut entraîner des défections de dernière minute de participants potentiels. Si possible, contactez les personnes qui assisteront à la réunion bien à l'avance et déterminez avec elles une série de dates qui conviennent à chacun. Vous aurez ainsi de meilleures chances de gagner les espaces les plus attrayants de votre ville.
4. Prenez note des exigences techniques et logistiques de l'événement
Avez-vous déjà fait une présentation et découvert à la dernière minute que le lieu que vous avez choisi ne dispose pas de projecteur, ou que le projecteur disponible ne prend pas en charge les formats fournis par l'auteur de la présentation elle-même ? Si vous ne l'avez pas fait, vous avez beaucoup de chance. Si cela vous est arrivé, vous êtes certainement soucieux d'éviter que ce cauchemar organisationnel ne se reproduise, ce qui entraîne souvent des dépenses vertigineuses pour la location de nouveaux équipements au dernier moment. Ou des présentations embarrassantes sans le soutien de documents appropriés. Un peu plus d'agitation dans le repérage des lieux peut vous sauver de tout cela. Obtenez des informations détaillées sur tout ce dont vous avez besoin pour votre événement en termes de technologie et de soutien logistique. Si vous ne le savez pas, demandez si l'un des participants a des besoins particuliers, par exemple un accès sans obstacle. Faites-vous envoyer une liste détaillée de tous les appareils dont vous aurez besoin (projecteurs, écrans, microphones, etc.) et comparez-la avec les services offerts par le lieu qui vous intéresse, le cas échéant en contactant directement le service technique.
