Il arrive parfois que des événements dont l'attention est portée sur les plus petits détails, riches en contenu, organisés par des personnes extrêmement compétentes, ne parviennent pas à attirer la bonne attention, ce qui se révèle être un échec total. Pourquoi cela se produit-il ? Parce que souvent toute l'énergie et la concentration sont investies dans les activités strictement liées à l'organisation de l'événement. Ce n'est pas étonnant car il y a tant de choses à faire pour garantir un événement parfait : de l'élaboration du plan budgétaire au choix et à la mise en place du lieu le plus approprié ; de la sélection des meilleurs fournisseurs à la recherche de sponsors. En bref, l'organisation d'un événement, du congrès avec des centaines de participants à la plus petite réunion, est toujours un défi qui demande de l'expérience et des nerfs solides! Mais ne faites pas l'erreur de penser que la promotion est quelque chose qui ne fait pas partie de l'organisation elle-même. Sans une promotion adéquate, nous risquons de gâcher les efforts et l'engagement nécessaires à l'organisation du meilleur événement de tous les temps. Si l'idée de devoir faire face à la publicité vous terrifie également, ne vous inquiétez pas. Voici quelques conseils utiles à mettre en pratique immédiatement pour mieux communiquer un événement et organiser les activités du bureau de presse. Oui, car il n'y a pas que les réseaux sociaux, même si aujourd'hui ils se taillent la part du lion dans toute stratégie de communication.
1. Analyse et planification tout d'abord
Pour faire connaître un événement au plus grand nombre, il existe plusieurs outils, mais pour comprendre sur lesquels se concentrer, il faut passer par une phase d'analyse afin de développer une stratégie de communication efficace. Bien sûr, la promotion change selon le type d'événement. Un événement médico-scientifique, une exposition d'art, la présentation d'une nouvelle entreprise, le lancement d'un produit, un événement gastronomique sont tous très différents. C'est pourquoi il est nécessaire de planifier une stratégie détaillée en fonction du type d'événement.
2. Une stratégie de communication gagnante
Pour promouvoir un événement avec succès, le secret est d'identifier le contenu de l'actualité à mettre en avant dans la communication. L'actualité de l'événement dépend de l'intérêt que l'activité organisée peut avoir sur un large public. Le secret consiste à identifier les sujets susceptibles de susciter l'intérêt des médias, mais surtout du public cible que vous souhaitez atteindre. Ce type d'analyse doit être effectué bien à l'avance. Le bureau de presse La tâche du bureau de presse est d'impliquer les médias les plus appropriés pour promouvoir l'événement : de la télévision, la radio, au web. Chaque événement doit impliquer de manière adéquate l'ensemble du système médiatique, en se concentrant sur les plus appropriés selon le type. Il est donc conseillé de fournir aux médias toutes les informations sur l'événement, afin que les gens puissent être correctement informés. Pour mener à bien cette activité de la meilleure façon possible, il est nécessaire qu'il y ait une personne chargée de gérer les relations avec les médias. L'objectif principal est de transformer l'événement en nouvelles. Pour rendre la communication vraiment efficace, la première chose à faire est de s'interroger sur la validité et la portée du message que vous diffusez. En d'autres termes, il est nécessaire de comprendre s'il s'agit d'une nouvelle d'un intérêt limité pour le secteur de l'organisme qui la diffuse, ou si elle peut susciter un intérêt plus large. En fonction des caractéristiques de l'événement, il est donc nécessaire d'identifier la manière la plus efficace de toucher le plus grand nombre possible de personnes susceptibles d'être intéressées. Une suggestion qui peut faire la différence est d'envoyer des invitations à l'événement aux rédactions, en les adressant personnellement aux journalistes avec lesquels vous avez eu des contacts. Si, par exemple, l'événement est ouvert au public et que vous souhaitez obtenir une large participation, vous devez envoyer un communiqué de presse aux journaux locaux en temps utile afin qu'ils puissent l'inclure dans leur programmation. Bien que on a déjà dit qu'il faut élaborer la stratégie en fonction du type d'événement, il existe certains outils dont l'attaché de presse ne peut en aucun cas se passer.
3. La liste de diffusion
C'est très simplement une liste d'adresses. La liste de diffusion est l'outil principal d'un bon bureau de presse, et pour être efficace, elle doit être mise à jour et complète. En gros, vous devez avoir une liste d'adresses de journalistes, contenant l'adresse, le numéro de téléphone et l'en-tête. Une bonne habitude est de diviser la liste en plusieurs entrées, en fonction de la référence du média. Par exemple, les agences de presse, les journaux, les hebdomadaires, les mensuels, la télévision et la radio. Il peut parfois être utile de distinguer les médias locaux, nationaux et internationaux. Une liste de diffusion vraiment complète ne doit pas seulement contenir les adresses des journalistes. En fonction de l'événement que vous souhaitez organiser, il est nécessaire d'étudier le public cible, puis de collecter les adresses des personnes susceptibles d'être intéressées par des informations sur l'événement et de rester en contact. Cela peut se faire en offrant la possibilité de s'inscrire à la newsletter ou en offrant une incitation, comme la possibilité de recevoir des résumés des discours ou des diapositives des intervenants. La liste de diffusion comprend un travail de mise à jour continu. Si une conférence, une exposition ou un festival est organisé, le public cible sera inévitablement différent. C'est pourquoi le service de presse devra revoir et intégrer la liste de diffusion, afin d'identifier de temps en temps le public cible approprié et les journalistes de référence les plus appropriés. Le communiqué de presse En ce qui concerne l'envoi de communiqués de presse aux médias intéressés, il existe une règle d'or : le communiqué de presse ne doit être diffusé que lorsqu'il existe de réelles raisons d'intérêt pour le journaliste et le public. La fiabilité de la source se construit et s'évalue, au fil du temps, sur la capacité à ne communiquer que ce qui est pertinent, sans mettre l'accent sur l'interlocuteur. Un bon communiqué de presse doit être clair et concis, et surtout il doit être un outil pour entrer en contact. À cet égard, les coordonnées de la personne qui diffuse la nouvelle doivent toujours être précisées. En particulier, il est nécessaire d'utiliser du papier à en-tête pour préciser immédiatement qui signe le communiqué de presse, y compris les noms et les coordonnées des personnes que vous devez appeler pour recevoir des informations. N'oubliez pas non plus la date.
5. Publicité en ligne et hors ligne
La promotion de l'événement peut se faire en utilisant les canaux en ligne et hors ligne de manière coordonnée. Certaines suggestions sur les affiches et les posters : pour en tirer le meilleur parti, il est bon d'engager un graphiste professionnel et de choisir soigneusement l'endroit où les distribuer et les positionner. Pour décider, il faut toujours appliquer le même raisonnement, c'est-à-dire se concentrer sur la nécessité de s'adresser aux personnes qui pourraient être intéressées par cet événement.
Prenons un exemple pratique.
Positionner l'affiche d'un événement médical dans un théâtre, si ce n'est pas inutile, est sans doute moins fructueux que de mettre la même affiche dans la salle d'attente d'un médecin. Le conseil est de faire une analyse des points stratégiques, en gardant à l'esprit quels pourraient être les intérêts des personnes qui fréquentent certains lieux, et lesquels de ces intérêts pourraient correspondre au thème de l'événement. Etre présent sur les réseaux sociaux avant, après et pendant l'événement est essentiel pour assurer son succès. Aussi dans ce cas, l'analyse de la cible et des objectifs est essentielle pour établir quels médias sociaux utiliser. Quels que soient les canaux choisis, il y a quelques étapes essentielles qui doivent être prises très soigneusement, à savoir: La gestion des réseaux sociaux ne doit pas être sous-estimée, car ils contribueront grandement au succès de l'événement, mais ils doivent être gérés correctement et rapidement.
Comment promouvoir un événement sur les réseaux sociaux ?
Le succès d’un événement n’est jamais garanti. Malgré l’investissement financier, malgré le temps que vous passez sur son organisation et la qualité de votre programmation, il n’est pas garanti que votre événement déplacera les foules. Pour mettre toutes les chances de votre côté et obtenir les retombées que vous visez, il est indispensable de promouvoir votre événement.
- Choisissez les bons réseaux sociaux
Pour promouvoir un événement efficacement sur les réseaux sociaux, il est nécessaire de d’abord sélectionner stratégiquement les plateformes sur lesquelles communiquer. Pour bien choisir les réseaux sociaux à utiliser pour promouvoir votre événement, pensez à vos objectifs et à votre cible.
