En tant que chef de projet événementiel, tous les outils qui permettront de faciliter la mise en place et la création d’un événement d’un bout à l’autre seront les bienvenus afin de coordonner les différentes tâches à effectuer. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel événementiel peut être un véritable atout grâce à sa polyvalence et sa capacité à accompagner les nombreuses tâches inhérentes au métier de chef de projet événementiel.
Pourquoi profiter d’un coup de main ?
Malgré l’expérience, la gestion de différents événements demande beaucoup de temps et d’organisation et on ne dispose pas toujours des ressources nécessaires pour bénéficier d’un assistant qui s’avère être un atout de taille lorsque l’on se retrouve submergé par les différentes actions à effectuer. Qui plus est, la mise en place d’un événement quel qu’il soit nécessite aujourd’hui que l’on dispose de différents outils digitaux. Sites web, newsletter, applications, contrôle d’accès, inscriptions en ligne, autant d’outils qu’il faudra mettre en place et gérer jusqu’au jour J, mais aussi tout au long de la durée de l’événement. Ainsi, profiter d’un outil qui permettra de faciliter les différentes actions à effectuer comme un logiciel événementiel comme eventmaker.io sera d’une aide précieuse.
Quels sont les avantages d’un logiciel événementiel ?
De nombreux corps de métier disposent d’un logiciel de gestion pensé pour leur activité ce qui permet de faciliter la mise en place de nombreuses tâches et de gagner un temps précieux (plus d’informations sur le sujet sur le blog Entreprise et Compagnie). Le logiciel événementiel va permettre d’effectuer différentes tâches inhérentes au métier de chef de projet événementiel. Il sera possible de créer un site événementiel en quelques clics qui permettra d’être totalement personnalisé en fonction de l’événement à venir, il permettra de donner différentes informations sur l’événement à venir et pourquoi pas de mettre en place un formulaire d’inscription. Le logiciel événementiel permettra également de gérer les inscriptions en ligne. Il sera possible de collecter différentes données sur ses invités et ses visiteurs et donc de profiter d’une base de données réutilisable pour ses futurs projets. Une campagne d’emailing pourra également être mise en place par le biais d’un logiciel événementiel pour tenir ses contacts informés et communiquer directement avec ces derniers par le biais d’un email visuellement esthétique et interactif si besoin. La base de données acquise pourra également être mieux gérée en créant des groupes et des segments utiles pour sa communication. Le logiciel événementiel permettra également d’éditer et d’imprimer des badges d’accès munis de QR code pour mieux gérer les entrées lors de l’événement. L’accueil lors de l’événement pourra être géré depuis une tablette pour contrôler le listing des participants et gérer directement les accueils depuis une plateforme connectée. Un rapport statistique en temps réel pourra également être suivi pour en apprendre plus sur l’évolution de l’événement le jour J, mais aussi prendre en considération ses données pour les autres événements à venir. Enfin, le logiciel événementiel permettra également de mettre en place un chatbot qui sera parfait pour répondre aux différentes questions sans avoir à toutes les traiter manuellement et ainsi gagner un temps précieux.
En somme, le logiciel événementiel est un outil précieux qui permettra de piloter les différentes actions digitales dans l’organisation du jour J. Il permettra de non seulement gagner du temps, mais aussi de tout centraliser au sein d’une même plateforme afin de disposer d’une vision claire de l’avancée des différentes tâches et donc d’une meilleure organisation. Le logiciel événementiel est un atout considérable pour tous les chefs de projet événementiel.
