Lors de l’organisation d’un événement, il se peut que vous ayez à faire appel à un prestataire technique événementiel pour lui confier la création et la mise en place de supports dont vous allez avoir besoin. Ceux-ci peuvent être aussi bien des décors, des éléments de son et de la mise en lumière que des réalisations à teneur audiovisuelle, comme des films promotionnels, par exemple. Ainsi, vous allez devoir bien choisir votre prestataire technique.
Pourquoi faire appel à un prestataire technique événementiel ?
Lorsque vous montez un projet d’organisation d’événement, vous pouvez ressentir la nécessité de faire appel à un prestataire technique événementiel pour satisfaire vos besoins en termes de supports audiovisuels, notamment. La détermination précise de ces besoins et une étape cruciale afin d’être en mesure de les communiquer à une éventuelle agence de production événementielle qui sera en charge de la réalisation des supports que vous nécessiterez.
Pour cela, et après avoir listé les éléments indispensables selon vous au bon déroulement de votre événement, il est nécessaire que vous établissiez un brief, encore appelé cahier des charges, que vous pourrez transmettre à votre prestataire technique événementiel dans le but de lui communiquer de manière précise vos envies pour la réalisation des éléments que vous allez commander. Vos demandes doivent être claires, afin d’obtenir une production événementielle de qualité et qui correspondra à vos exigences, et d’éviter toute ambiguïté.
Pensez à bien faire figurer sur votre brief la forme que va prendre votre événement, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un concert, d’une inauguration, ou encore d’un lancement de produit, mais aussi la date à laquelle il se déroulera, et le public qu’il va viser, afin d’aider votre prestataire technique événementiel à comprendre votre demande. Vous pouvez en apprendre davantage sur les bienfaits de l’organisation d’événements pour les entreprises en suivant ce lien.
Il vous est également possible de prendre le temps d’expliquer l’histoire de votre entreprise, et d’en communiquer les valeurs. Ces données sont précieuses, et aideront votre agence de production événementielle à mieux cerner votre demande pour la satisfaire. Vous pouvez aussi indiquer vos objectifs en termes d’image et de notoriété.
Comment choisir son agence de production événementielle?
Une fois votre brief envoyé au prestataire technique événementiel avec lequel vous souhaiteriez travailler sur votre projet de vous pouvez, s’il indique être prêt à réaliser la commande, entrer en discussion avec lui afin de voir s’il serait à même de répondre à vos critères et, le cas échéant, approfondir avec lui les détails de votre demande de support. Comme le rappelle le blog Entreprise et Compagnie, le prestataire technique que vous choisirez devra être :
- Réactif : afin de vous livrer dans les délais ;
- Disponible : dans le cas où vous auriez des questions ou des requêtes supplémentaires ;
- Adaptable : votre agence de production événementielle doit savoir prendre en considération vos demandes et adapter son travail à celles-ci.
Enfin, pensez à vous fier à la réputation de votre futur prestataire technique événementiel, mais pas uniquement : vous devez vous renseigner quant à son expérience, ses tarifs et ses références, mais aussi ses travaux passés.
Ainsi, les prestataires techniques offrant la possibilité de consulter des travaux déjà effectués offrent un vrai avantage en termes de transparence, puisqu’ils vous permettent de juger par vous-même de la qualité de leurs supports, mais aussi de voir si ceux-ci correspondent à vos envies.
Une équipe attentive saura analyser de manière approfondie votre cahier des charges, et donner une vraie plus-value artistique à votre projet, ce qui représente un atout important afin d’apporter une identité reconnaissable à votre entreprise.
