6 conseils pour choisir les meilleurs prestataires d’événements

6 conseils pour choisir les meilleurs fournisseurs d'événements Chaque événement d'entreprise réussi repose sur une combinaison de fournisseurs de confiance. Il peut être difficile de trouver le bon fournisseur dont vous avez besoin pour chaque élément de l'événement que vous planifiez. Si un fournisseur fait une erreur, cela pourrait se refléter sur vous et nuire à la relation que vous entretenez avec un client ou d'autres fournisseurs. C'est pourquoi vérifier les fournisseurs et savoir exactement comment négocier avec eux est une partie si importante du processus de planification d'événements. Voici 6 conseils pour choisir les meilleurs fournisseurs d'événements :

1. Déterminez vos besoins

Tout d'abord, organisez une séance de brainstorming et proposez ce que vous voulez que chaque fournisseur apporte le jour de l'événement. Parfois, c'est aussi simple qu'un individu exécutant une activation ; d'autres fois, c'est une équipe entière armée de camions de thématisation ou d'équipement audiovisuel pour transformer un lieu entier. Si vous avez une liste solide de choses que vous voulez que le fournisseur fasse et fournisse, il sera plus facile de juger sa proposition. Il est assez risqué de ne pas penser à vos besoins à l'avance. Ces fournisseurs veilleront à ce que votre émission se déroule exactement comme il se doit, donc rendre les exigences faciles à comprendre leur permettra de mieux comprendre. Astuce - parfois les vendeurs sauront ce que vous avez besoin de mieux que vous. Pour tirer le meilleur parti des deux mondes, demandez des recommandations en cours de route et combinez-les avec votre propre expertise et votre propre liste de besoins. Les recommandations qui vous sont données par les fournisseurs en indiqueront beaucoup sur leur expérience et leurs compétences, assurez-vous d'en prendre note.

2. Google n'est pas votre seule ressource

Lorsque vous recherchez sur Google, ne soyez pas surpris si les sites de certains fournisseurs ne sont pas très stylisés ou réactifs. Vous recherchez un expert de l'industrie, parfois un one man band, qui peut ou non avoir les ressources nécessaires pour maintenir un joli site Web à jour. La meilleure façon d'obtenir les informations dont vous avez besoin auprès du fournisseur est simplement de les contacter directement pour connaître leurs capacités. Bien sûr, atteindre des tonnes de fournisseurs individuels peut être une tâche ardue… et vraiment, qui a autant de temps ? Les planificateurs d'événements ne le font certainement pas. Pour affiner vos options, essayez de vous familiariser avec Yelp, les blogs de l'industrie événementielle et d'autres sites liés aux événements afin de vous aider à trouver le fournisseur idéal pour votre événement. Parler à des collègues, des fournisseurs existants et des personnes du secteur de l'événementiel peut également vous aider à affiner vos options. Vous constaterez probablement que les gens du secteur de l'hôtellerie et de l'événementiel sont incroyablement amicaux et utiles pour recommander des entreprises à leurs fournisseurs de confiance. Ils auront également très probablement un fournisseur réputé et privilégié pour le service dont vous avez besoin.

3. Établissez une connexion

Lorsque vous approchez un fournisseur pour la première fois, assurez-vous qu'il répond à vos exigences prédéterminées et vérifiez d'abord s'il est disponible pour le (s) jour (s) de l'événement que vous planifiez. Il ne sert à rien de perdre du temps à quiconque, et s'ils ne sont pas disponibles, ils peuvent probablement vous donner des suggestions pour d'autres fournisseurs. Voici quelques exemples des types d'informations que vous devriez obtenir lors de cette première conversation avec un fournisseur : Peuvent-ils faire tous leurs propres tours ? Certains fournisseurs ne possèdent pas leur propre équipement ou n'ont pas leur propre personnel en interne. Cela signifie que s'ils ont besoin d'équipement supplémentaire ou de personnel supplémentaire, ils majoreront probablement leurs coûts pour continuer à gagner de l'argent sur tous les services. Ce n'est pas toujours un problème, mais si c'est le cas, vous risquez de perdre de l'argent en faisant appel à ce fournisseur. Quelle est la fiabilité de leur équipe ? Bien que le courrier électronique soit un excellent moyen de clarifier les informations, un appel téléphonique ou une réunion en face à face peut vous donner une bien meilleure idée du type de personnes avec lesquelles vous travaillerez potentiellement. Prenez le temps de poser des questions sur l'équipage qui sera sur place lors de l'événement. Sont-ils ponctuels ? Nettoient-ils après eux-mêmes ? Vous voudrez vous assurer que vous parlez aux personnes qui travailleront réellement avec vous, pas seulement au vendeur. Il n'y a rien de pire que d'être vendu par quelqu'un de charismatique et bien informé sur votre événement, mais ensuite transmis à quelqu'un d'autre qui ne maintient pas cette impression. Quel genre de travail peuvent-ils produire ? Évitez de vous fier simplement aux brochures sur papier glacé ou aux informations du site Web. Lorsque vous parlez avec un fournisseur, essayez de vous renseigner sur les types d'événements qu'ils ont organisés dans le passé ou récemment. Découvrez avec quels types de clients ils travaillent généralement. S'ils ont de l'expérience de travail dans votre secteur, c'est toujours un plus. Demandez des références de clients pour valider les informations qu'ils fournissent. Si les informations qu'ils donnent sont vérifiées, alors vous avez commencé à établir un lien de confiance avec eux et si ce n'est pas le cas, vous savez que vous pouvez passer à autre chose. Il est également bon de commencer une véritable relation avec le fournisseur dès le premier jour. Après tout, ils vous aident à tout rassembler, donc plus la relation que vous entretenez avec eux est forte, plus il est probable qu'ils se plieront en quatre pour faire sûr que tout se passe sans accroc.

4. Demander plusieurs devis

N'obtenez pas de devis d'un seul fournisseur. Même si vous êtes sûr de faire appel à un fournisseur spécifique, obtenir plusieurs devis est une excellente pratique exemplaire. Ces citations serviront de référence pour comparer les fournisseurs actuels et futurs. Vous aurez également la chance de voir quelles sont les normes de prix de l'industrie en examinant plusieurs fournisseurs. La citation d'un fournisseur que vous n'aimez peut-être pas peut contenir certaines inclusions que votre fournisseur préféré a ignorées.

5. Ne faites pas de coûts votre résultat net

En tant que professionnel de l'événementiel chevronné, l'un des plus grands conseils que je puisse vous donner est de ne pas choisir un fournisseur uniquement sur le prix. Si votre budget est un réel problème, trouvez d'autres domaines pour le réduire et n'engagez que les fournisseurs dont vous avez absolument besoin. En fin de compte, la valeur du fournisseur sera déterminée par sa performance, pas seulement par ses coûts.   Maintenant, cela ne signifie pas que vous devriez vous faire bousculer par des entreprises exorbitantes. Gardez à l'esprit que si vous économisez quelques centaines de dollars, vous risquez également de subir une mini-crise cardiaque lorsque le fournisseur que vous avez choisi fait une erreur. Enfin, assurez-vous de vérifier que les prix indiqués incluent tout et qu'il n'y a pas de frais supplémentaires. La dernière chose que vous voulez est de faire avec l'événement (et le budget de l'événement) et de demander à un fournisseur de vous envoyer des factures supplémentaires qui n'étaient pas prévues.

6. Suivez votre instinct

Évaluez toutes vos options, créez une feuille de calcul principale, si c'est votre truc, et choisissez un fournisseur qui correspond à vos besoins et en qui vous vous sentez le plus confiant pour l'événement réel. Si vous ne vous sentez pas à l'aise avec toutes vos options, demandez plus d'informations ou retournez à la planche à dessin et obtenez un ou deux devis d'autres fournisseurs. Lorsque vous faites trouver le meilleur choix, les choses devraient juste « sentir » droit. La façon dont ils parlent de l'événement a du sens, leurs conseils sont utiles et le fournisseur est ravi de faire de l'événement un succès.