6 bonnes pratiques pour la planification d'événements d'entreprise
Planifiez-vous des événements pour le monde de l'entreprise comme des lancements de produits, des conférences, des séminaires, etc. ? Avec une variété de types d'événements et tant de « et si », les gestionnaires d'événements doivent rester concentrés non seulement sur l'atteinte des objectifs du projet, mais aussi pour tirer le meilleur parti de chaque opportunité à tous les niveaux pour votre organisation. L'établissement d'une liste de meilleures pratiques pour la planification d'événements d'entreprise aide les gestionnaires d'événements à maximiser les livrables pour chaque type d'événement. Alors, quelles bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre pour les nombreux événements que vous devez gérer ? Mes 6 meilleures pratiques en matière de planification d'événements d'entreprise sont :
- Assurez-vous que les informations circulent librement dans votre équipe
Vous organisez rarement des événements seuls. Leur sera presque toujours une équipe de personnes avec diverses responsabilités déléguées. Il est très facile de supposer que tout le monde sait en quoi consiste l'événement et comment ce qu'il fait est lié à ce que tout le monde fait. Les deux hypothèses peuvent être totalement incorrectes. Au tout début de l'effort de planification de l'événement, prenez le temps de partager l'objectif de votre événement et votre plan global pour l'exécuter avec chacun des membres de votre équipe. Il est préférable de les réunir tous pour qu'ils expliquent cela afin que vous n'ayez à le faire qu'une seule fois. Organisez régulièrement des réunions pour évaluer les progrès afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
- Revérifiez les orateurs et les artistes
Parfois, vous rencontrez des événements où l'orateur principal transmet son message à merveille, mais ce qu'il a dit n'a rien à voir avec le but de l'événement. A vos claviers : découvrez qui serait un bon orateur pour l'événement que vous planifiez. Quelqu'un peut être un excellent orateur pour un événement, mais pas nécessairement pour un autre. Demandez à l'orateur des références. Découvrez tout ce que vous pouvez à partir de ces références. Demandez-leur combien de fois ils l'ont entendu parler. Qu'est-ce qu'ils ont aimé dans sa performance ? Qu'est-ce qu'ils n'aimaient pas ? Cette information est très précieuse et votre public appréciera un orateur significatif.
- Faites une planification détaillée avec un calendrier
Tenter d'organiser un grand événement de manière désorganisée, c'est flirter avec le désastre. Vous devez avoir un calendrier écrit de toutes les tâches préalables à l'événement, avec des dates précises d'achèvement et des personnes spécifiques chargées de les accomplir. Cela peut sembler très basique, mais c'est l'une des causes de l'échec des événements.
- Lisez les petits caractères et soyez au courant de chaque détail
Vous pouvez vous exposer à de graves risques financiers et autres si vous n'êtes pas entièrement familier avec tous les aspects de l'événement. Cela comprend tous les contrats que vous signez, toutes les instructions écrites, les commandes, etc. Lisez tout deux fois et n'ayez pas peur de poser des questions avant de signer quoi que ce soit.
- Avoir un objectif clair pour l'événement
Avez-vous assisté à un séminaire où le sujet était trop large et les orateurs semblaient parler tout autour du sujet de manière déconnectée ? C'est ce qui se passe lorsque vous manquez de clarté sur le but de l'événement. L'événement est-il censé être une retraite de planification stratégique pour la haute direction ? S'agit-il d'un séminaire pour mettre les professionnels de la santé au courant des développements dans un domaine spécialisé ? S'il s'agit d'un lancement de produit, quel est le résultat exact de l'événement ? Ce n'est que lorsque vous et votre équipe connaissez les objectifs fondamentaux que vous pouvez organiser un événement ciblé qui répond à ces objectifs.
- Tout vérifier deux fois
C'est l'une des devises de planification les plus utiles auxquelles vous puissiez penser. Quelqu'un vous a peut-être promis il y a trois mois qu'il servirait des collations japonaises exotiques. Plus proche de la date de l'événement mais suffisamment à l'avance, vérifiez à nouveau pour vous assurer qu'ils se souviennent de l'engagement. Ils ont beaucoup d'autres choses à faire et ont peut-être complètement oublié ce qu'ils ont dit il y a des mois ! C'est pourquoi vous devez tout vérifier au fur et à mesure. Essayez de confirmer tout ce que vous avez réservé avec suffisamment de temps pour trouver une sauvegarde si nécessaire.
