Un séminaire réussi est synonyme d’organisation, de compétence et de professionnalisme. C’est pourquoi il est important d’avoir un matériel complet, ordonné pour contribuer à la réussite des séminaires ou d’autres événements d’entreprise.
Les essentiels pour une logistique sans faille
Les objets publicitaires permettent de promouvoir sa marque lors des séminaires ou évènements d’entreprises. Il existe différents types d’objets publicitaires comme les mugs, les stylos, les tote bag, les porte clés… Il est également important de bien préparer la présentation de son entreprise et d’être bien organisé. Tous les objets publicitaires personnalisables pour séminaires servent aussi à marquer votre entreprise dans l’esprit des participants. C’est pourquoi, il est important d’en distribuer le plus souvent possible durant le séminaire. De nombreuses entreprises misent sur la personnalisation d’objets publicitaires pour dynamiser leur séminaire comme des mugs personnalisés, des stylos personnalisés, sacoches publicitaires…
Connaitre le type d’événement que vous organisez
Il existe cinq types d’événements professionnels. L’événements de marketing tribal visant à attirer des clients pouvant devenir des acheteurs réguliers. Les séminaires consistent généralement à partager des expériences, des techniques du même secteur et de renforcer les liens entre collaborateurs. L’événements de réseautage est un des types d’événements professionnels généralement prisés par les entreprises pour amener un maximum de personnes dans leur réseau. Le programme joue un rôle secondaire par rapport aux activités sociales. Les moments de pauses et la zone de réception sont les éléments les plus importantes pour attirer de nouveaux clients car ils favorisent des échanges. Les événements de foire sont de véritables boutiques temporaires pour la vente et le commerce. La présentation du produit est plus importante que les interventions, qui sont généralement des informations commerciales payées par les sponsors. Ensuite, les événements éducatifs sont les endroits où les participants viennent pour enrichir leurs compétences et connaissances. Ils mettent l’accent sur l’identité des orateurs et les sujets abordés. Les éléments sociaux du réseautage sont souvent sous-estimés mais toujours présents. Les séminaires professionnels sont éducatifs, informatifs et créent des liens professionnels. C’est pourquoi, la communication par l’objet est aussi importante car elle apporte un plus dans les échanges professionnels. Les événements académiques se caractérisent par des conférences visant à obtenir un crédit éditorial.
Organisez une équipe structurée
Veillez à ne pas charger une seule ou trop peu de personnes d’une responsabilité. Pensez à créer une hiérarchie et confier la commande aux plus expérimentés. Des équipes qui se divisent en groupes ayant des responsables de groupes, maximisent leurs chances de dynamiser leur entreprise. Le soin et l’hospitalité des conférenciers, la conception, le budget, les bénévoles, le contenu, les relations publiques, les billets, les services juridiques et bien plus encore sont des aspects qui doivent toujours être pris en considération. Ne sous-estimez pas la partie back-office, créez une équipe dédiée capable de prendre en charge toute la partie administrative.
Soyez un exemple pour l’équipe
Il est important de s’entourer de personnes qui partagent les mêmes valeurs, l’envie de réussir et les mêmes objectifs. Bâtir une équipe solide se compose avant tout de membres qui s’entraident. Le caractère et le comportement des organisateurs influencent grandement l’expérience et les résultats du séminaire. Il est important d’être un exemple pour son équipe, de motiver ses coéquipiers et de ne pas perdre patience !
Planifiez comment recueillir des commentaires
Une fois l’événement terminé, le travail n’est pas terminé. La collecte de commentaires est une valeur importante pour apprendre de l’expérience du spectateur et améliorer les événements futurs. La présence d’objets publicitaires permet également aux participants d’explorer votre site et d’en parler à leur entourage pour augmenter votre notoriété. Planifier et mettre en œuvre une procédure de collecte de retour d’informations et d’organiser les données en tenant également compte du règlement général sur la protection des données (RGPD). Distribuez un formulaire de commentaires pendant les pauses de l’événement pour recevoir des commentaires directement sur place. Lors d’un séminaire, il ne suffit pas seulement d’analyser le comportement et l’attitude des participants pour savoir si le séminaire est réussi. Les commentaires rassemblent des éléments importants pour améliorer les prochains séminaires. L’unique moyen d’évaluer la satisfaction des participants est de recolleter un maximum de commentaires, idéalement positifs. Si les retours sont majoritairement négatifs, il est important de prendre les remarques comme des critiques constructives. Elles permettront de vous améliorer pour les fois prochaines. Afin de maximiser vos chances d’obtenir des retours positifs et pertinents suite à votre séminaire, il est conseillé de réaliser des questionnaires sous forme de quizz interactifs avec des photos et vidéos de l’évènement. Pensez à formuler des questions pertinentes comme les points forts et points faibles de l’événement, les points à améliorer, des suggestions pour les prochains événements, ce qui donnera aux participants l’impression d’être valorisé dans votre organisation.
